Onze aanpak

Onze aanpak is gericht op minimalisatie van de levenscycluskosten (Total Cost of Ownerschip). Dit betekent de juiste balans vinden tussen preventief onderhoud, correctief onderhoud en vervangingen.
Dit gebeurt o.a. door:

• Nut en noodzaak van elke preventieve actie te beoordelen;
• Analyse van correctief onderhoud om te bepalen welke maatregelen ter voorkoming mogelijk zijn;
• LCC-analyses om optimale vervangingsmomenten te bepalen.
• Scenario’s ontwikkelen m.b.t. de gebouwen en het gebouwonderhoud.

 

Initiatieven die BAM Gebouwbeheer regelmatig neemt zijn:

1. Processen op organisatorisch, administratief, financieel en uitvoeringsniveau optimaliseren;
2. Uniforme procedures ontwikkelen waarlangs meerdere partijen met elkaar werken;
3. Scenario’s ontwikkelen op basis waarvan bepaald wordt welke panden welke onderhoudscycli nodig hebben, gekoppeld aan het gebouwbeleid van de klant. Deze werkwijze heeft als voordeel dat onnodige onderhoudsbeurten vermeden worden waardoor kosten worden bespaard.
4. Projecten, waar mogelijk, insteken op basis van Design Construct Maintain gedachte. Door bijvoorbeeld bij verbouwingen of vervangingen rekening te houden met de te verwachten onderhoudslasten, worden gedurende de exploitatieperiode besparingen gerealiseerd. Dit vergt een andere manier van kijken en denken waarbij korte termijn focus omgezet moet worden naar lange termijn focus.
5. Het inzetten van binnen BAM beschikbare analysetechnieken, kennis en software om levenscycluskosten te minimaliseren. Deze financiële invalshoek biedt onderbouwingsmogelijkheden voor strategische keuzes ten aanzien van beheer en onderhoud. Omdat de bedrijfsdoelstellingen hierbij van primair belang zijn, verlopen deze trajecten in nauw overleg met de klant.

Na gunning van een opdracht tuigt BAM Gebouwbeheer een implementatietraject op. Uiteraard is elke opdracht anders en zullen details anders ingevuld worden. Wel onderscheiden we drie hoofdstappen in een implementatietraject. De hoofdtrappen bestaan uit een initiatiefase, een voorbereidingsfase en vervolgens de opstartfase.

1      Initiatiefase
Allereerst wordt een projectorganisatie door BAM Gebouwbeheer opgericht. Voor elke functie worden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden nader omschreven. Vervolgens wordt er een kick-off meeting georganiseerd waarbij het team van BAM Gebouwbeheer nader kennis maakt met de betrokken personen vanuit de klant organisatie.

2     Voorbereidingsfase
Voordat het project daadwerkelijk uitgevoerd kan worden moeten er verscheidene acties uitgevoerd worden. Zo moet het onderhoudsbeheerssysteem gevuld worden, wordt er een nulmeting uitgevoerd om de stand van zaken vast te leggen, verder moet er besproken worden hoe wij onze performance kunnen laten zien d.m.v. rapportages.

3     Opstartfase
Na alle voorbereidingen zal er een opstartfase plaatsvinden. In deze fase nemen we de werkzaamheden over of starten we met onze werkzaamheden. Hoe deze fase ingevuld wordt is zeer afhankelijk van het type contract en zal in een nader overleg met de klant bepaald worden.
 

Onderhoudsbeheerssysteem
Tijdens het inrichten van het onderhoudsbeheersysteem van BAM Gebouwbeheer, worden alle objecten (installaties, bouwdelen, et cetera) in een gelaagde structuur in het systeem gezet ten behoeve van objectbeheer, werkstroombeheer en rapportages.

Rapportages
De vorm en inhoud van kwartaalrapportages en jaarevaluaties, stemmen wij nader af met de klant. Daarnaast is het van belang te bepalen welke overige informatie (documenten, tekeningen) beheerd dient te worden - op welke wijze, waar en door wie. Deze procedures voegen we toe aan het interne Projectplan van BAM Gebouwbeheer.

Nulmeting
Om vooraf vast te kunnen stellen of er schade of storingen kunnen ontstaan en of er gebreken aanwezig zijn, inspecteert BAM Gebouwbeheer vooraf de technische staat van de installaties en gebouwen en legt deze in een rapportage vast. We doen dit aan de hand van een nulmeting. De resultaten van de nulmeting volgens NEN 2767 leggen we digitaal vast - inclusief een beschrijving van alle gebreken van zowel vaste als aanvullende installaties. We letten hierbij vooral op installatietechnische zaken en technisch verval. Daarnaast worden onderdelen zoals filters, V-snaren en specificaties nauwkeurig geïnventariseerd. Ook achterstallig onderhoud vermelden we in de rapportage. In overleg met de klant stemmen wij vervolgens af hoe het gebouw of de installatie weer op aanvaardbaar niveau kan worden gebracht.

Diensten
Voor het tijdig vervangen van onderdelen, stellen we een advies op over het op voorraad te houden onderdelen. Wij maken daarvoor bindende afspraken met leveranciers, zodat voorinvesteringen niet onnodig worden gedaan. Ook voorzien we de klant van een onderhoudsplanning voor alle te onderhouden installaties. In een jaarplan werken we tenslotte de vervangingen- volgend uit het meerjarenonderhoudsplan - voor het aankomend jaar uit. Het eindpunt van de implementatie is het moment waarop wij volledig ingericht en gereed zijn om met de werkzaamheden te starten. Dankzij een verhoogde overlegfrequentie in de implementatieperiode, kunnen we onvoorziene zaken direct oplossen en/of bijsturen.

 

Aanspreekpunt
Wij stellen één accountmanager aan welke het centrale aanspreekpunt richting de opdrachtgever is.
De accountmanager is verantwoordelijk voor

• het goede verloop van de werkzaamheden;
• het implementatietraject (eventueel wordt een aparte implementatiemanager aangesteld);
• de kwaliteit van de dienstverlening;
• het nakomen van alle afspraken;
• het financieel management;
• het contract management;
• overall planning;
• overall rapportages.

De accountmanager is regelmatig op locatie voor overleg, stuurt de verdere klant specifieke BAM organisatie aan en voorziet hen in de middelen om de dienstverlening op locatieniveau te organiseren, waaronder een Projectplan, dat alle centrale afspraken bevat.

Afhankelijk van de organisatie van de klant (bijv. centraal of decentraal), wordt de BAM organisatie hieraan zoveel mogelijk gespiegeld. Een organisatie en communicatiestructuur wordt vormgegeven waarbij communicatielijnen op strategisch, tactisch en operationeel niveau mogelijk worden.

Een overlegstructuur wordt bepaald met:

• Type overleg;
• Frequentie;
• Aanwezigen;
• Agendapunten;
• Benodigde documenten / rapportages als input.